집합건물 관리 시장의 혁신, 스타트업 소서티가 구축하는 AI 디지털 관리사무소

집합건물 관리 시장에서 관행처럼 이어지던 종이 문서와 수작업 중심 운영 체계를 디지털로 전환하려는 시도가 나타나고 있다. 프롭테크 기업 소서티는 관리단 의사결정 도구와 AI 디지털 관리사무소 전사적자원관리(ERP)를 연계해 의결부터 일상 회계까지 이어지는 데이터 인프라를 구축 중이다.

수작업에 머물던 비아파트 집합건물 관리 현장의 한계

비아파트 집합건물 관리 영역은 수백억 원에서 수천억 원에 이르는 자산 가치에도 체계적인 전산 시스템이 부족해 의사결정 과정에서 잦은 분쟁을 겪어 왔다. 아파트 단지와 달리 오피스텔, 상가, 지식산업센터 등은 공동주택관리법 대신 집합건물의 소유 및 관리에 관한 법률을 적용받아 상대적으로 표준화된 관리 체계가 미흡한 편이다.

소유자가 여럿으로 나뉜 집합건물 특성상 관리인 선임이나 규약 제정, 공사 예산 결정을 진행하려면 관리단집회 결의를 반드시 거쳐야 한다. 과거 현장에서는 구분소유자 명부 작성, 전화 안내, 종이 위임장 취합, 수기 서면결의서 대조 같은 실무 절차를 담당자 개인의 엑셀 파일이나 기억에 기대 처리해 왔다. 소유자 변동이나 공동소유 지분 처리, 위임장 중복 제출 같은 변수가 발생했을 때 오차가 생기면 의결 정족수 오류로 이어져 결의 무효 소송 등 법적 갈등으로 번지곤 했다.

관리단집회에서 나온 의결 결과가 관리사무소의 일상 실무로 곧바로 이어지지 못하고 끊긴다는 점도 한계로 꼽혔다. 총회에서 새 예산을 통과시키더라도 관리비 부과, 회계 결산, 민원 처리 시스템으로 데이터가 넘어가지 않아 동일한 내용을 거듭 입력해야 했다. 실무자가 바뀌면 서류함을 일일이 살피지 않는 한 과거 이력을 확인하기 힘든 구조적 비효율이 이어졌다.

의사결정부터 회계까지 잇는 전용 솔루션 체계 구축

소서티는 건물 운영의 주요 단계를 결정, 운영, 소통, 납부의 네 과정으로 정의하고 이를 단일한 데이터 흐름으로 묶는 솔루션을 마련했다. 2024년 3월 설립된 소서티는 의사결정 자동화 도구인 '올바른관리인'과 관리사무소 전용 ERP '관리비서'를 중심으로 사업을 전개하고 있다.

'올바른관리인'은 관리단집회 소집부터 선거인명부 정리, 의결권 산정, 알림 발송, 모바일 전자서명과 전자투표, 실시간 자동 집계, 전자문서 보관에 이르는 전 과정을 지원한다. 구분소유자는 별도의 애플리케이션을 설치하지 않고도 모바일 알림톡이나 문자 안내를 받아 본인 인증을 거친 뒤 전자투표와 위임장 서명에 참여할 수 있다. 관리자는 관리자 대시보드 화면에서 문서 발송 상태와 열람 여부, 실시간 투표 참여율 및 가결 현황을 직접 확인한다.

관리사무소 통합 ERP인 '관리비서'는 매달 반복되는 검침, 관리비 부과, 수납, 회계·세무, 인사·급여, 입주민 공지와 민원 접수 업무를 통합 처리하는 프로그램이다. 관리단집회에서 가결된 사업 예산과 규약 기준이 회계 및 부과 장부로 연동되므로 집행 내역을 즉시 대조해 볼 수 있다. 이러한 스마트건설 스타트업 육성 사례처럼 프롭테크 산업 전반에서 현장 업무의 전산화와 데이터 연계 기술은 운영 효율을 끌어올리는 주된 축으로 작용한다.

기존 범용 전자서명과의 차별점 및 기술적 강점

집합건물 관리 전용 솔루션은 단순히 서명을 디지털로 받는 기능을 넘어 복잡한 법적 의결권 지분을 정밀하게 계산하는 데 목적을 둔다. 일반적인 범용 전자서명 서비스가 서명 절차의 편의에 집중한다면, 소서티의 시스템은 집합건물법상 유효한 실제 소유자 판별과 의결권 배분부터 먼저 다룬다.

공동소유 물건의 대표자 지정 여부, 복수 위임장 제출 시 우선순위 판단, 현장 서명 누락 방지 등 실무 변수를 검증 규칙으로 변환해 프로그램에 담았다. 현장 운영팀과 개발팀이 실제 사례를 분석하며 기능을 개선해 왔고, 블록체인 기반 전자투표 및 빅데이터 의사결정 지원 시스템과 관련된 특허 3건을 등록해 기술적 근거를 마련했다.

누적 500개 현장 적용과 매출 성장세

소서티의 관리 솔루션은 가산 KS타워, 광교 SK뷰레이크, 송도 씨워크인테라스한라, 힐스테이트 지금 디포레 등 대규모 복합단지를 포함해 전국 누적 500곳 이상의 현장(누적 현장 운영 1,200건 이상)에 도입됐다. 의사결정 과정의 투명성과 데이터 보존성을 인정받으면서 도입 단지가 늘어났다.

현장 적용 실적은 매출 지표로도 나타났다. 창업 첫해인 2024년 손익분기점(BEP)을 넘기며 약 7억 6,900만 원의 매출을 기록했고, 2025년에는 약 17억 2,100만 원을 달성해 전년 대비 두 배 이상 증가했다. 2026년 상반기 기준 매출은 12억 원을 넘어섰다(소서티, 2026).

표: 소서티 연도별 매출 추이 및 주요 사업 지표

출처: 소서티 경영 공시 및 발표 자료 종합(2026년 기준)

소서티는 2024년 손익분기점을 달성한 뒤 2025년 매출을 2배 넘게 늘리며 시장 안착 흐름을 보였다. 아울러 국토연구원과 국토교통부가 공동 주관한 '2025년 부동산서비스산업 창업경진대회' 도전창업 부문 대상(국토교통부 장관상)을 받았고, 국토교통부 우수 부동산서비스사업자 인증을 획득했다.

신용보증기금 네스트 프로그램 통한 사업 모델 고도화

신용보증기금이 주관하고 더인벤션랩이 액셀러레이터로 참여하는 창업 육성 플랫폼 'Start-up NEST 19기' 참가는 소서티 사업 방식을 단발성 총회 지원에서 서비스형 소프트웨어(SaaS) 구독 체계로 재편하는 계기가 됐다. 기업성장, 투자연계, 글로벌 진출 트랙과 1:1 매칭 지원을 활용해 시장 확장 전략을 점검했다.

투자 기관 및 기업들과의 논의를 거쳐 고객 도입 소요 시간 단축, 다현장 동시 관리 체계 구축, 사용자 직접 조작 기능 강화 등을 개발 우선순위에 뒀다. 2026년 7월과 8월 진행된 클로즈드 IR 및 대·중견기업 오픈이노베이션(OI) 1:1 매칭 밋업에서는 시설관리기업 및 부동산 보유 법인과의 개념검증(PoC) 협력 논의를 진전시켰다. 향후 전문 위탁관리업체들과 연계해 실제 관리 현장 전반으로 관리비서 도입을 늘려갈 계획이다.

사람 중심의 투명한 운영 돕는 AI 디지털 관리사무소 지향

소서티가 추진하는 AI 디지털 관리사무소는 관리 인력을 일방적으로 대체하는 무인화가 아니라 현장 인력이 본 업무에 집중하도록 돕는 체계에 가깝다. 반복 서류 작업은 자동화하되, 입주민 대면 소통과 최종 판단은 사람이 담당하는 방식을 취한다.

시스템에는 관리규약, 집회 회의록, 용역 계약서, 공지사항, 민원 이력, 관리비 내역 데이터를 통합 분석하는 AI 엔진이 적용될 예정이다. 종이 위임장과 서면결의서는 인공지능 문자인식(OCR) 기술을 활용해 디지털 데이터로 바꾸고, 회계 장부 지출 누락이나 부과 이상 징후를 감지해 실무자에게 알림을 보낸다. 인공지능은 공지문과 보고서 초안 작성, 법령 근거 제시, 이상치 경고를 맡고, 최종 승인 권한은 관리인이 둬 법적 책임을 명확히 한다.

장기적으로는 '올바른관리인(결정)', '관리비서(운영)', 입주민 소통 모바일 앱 '건물비서(소통)', 수납·정산 시스템 '건물페이(납부)'로 연결되는 통합 구조를 구축할 방침이다. 개별 건물의 전산화를 넘어 건물 간 운영 데이터를 표준화함으로써 관리비 수준을 객관적으로 비교하고 예방적 시설 관리를 지원하는 데이터 인프라 조성을 목표로 한다.